Die einfachste Form der Buchhaltung betrifft die Kleinunternehmer. Als Kleinunternehmer gilt, wer einen Jahresumsatz im vorangegangenen Jahr bis 17.500€ hatte und im laufenden Jahr nicht über 50.000€ Umsatz erzielen wird. Diese Unternehmen sind von der Umsatzsteuer befreit, das heißt sie brauchen keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und können auch keine Vorsteuerbeträge aus Rechnungen anderer Unternehmer abziehen. Diese Buchhaltungssoftware basiert also nur auf der Gegenüberstellung der Einnahmen über die Ausgaben. Hier werden zahlreiche Buchhaltungsprogramme angeboten, die oft sogar umsonst zum Download angeboten werden.

Diese Buchhaltungsprogramme basieren im Grunde alle auf Exel-Listen, die entsprechend bearbeitet wurden. Die Fehlerquote ist hierbei relativ gering. Man kann im Grunde nicht viel falsch machen.

Anders sieht es schon aus, wenn die oben genannten Grenzen überschritten wurden. Denn dann wird das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, es müssen Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer erstellt werden und auch je nach Höhe der aufgelaufenen Umsatzsteuer Voranmeldungen erstellt werden. Die Umsatzsteuervoranmeldungen werden entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgegeben.

Obwohl auch bei diesen Unternehmen der Gewinn aus dem Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben ermittelt wird, werden an die Buchhaltungssoftware höhere Anforderungen gestellt. Es gibt zahlreiche Buchhaltungsprogramme in diesem Bereich, aber hier sollte man sich schon genauer informieren und auch gegebenenfalls mit seinem Steuerberater Rücksprache halten, welches Buchhaltungsprogramm für diesen Zweck geeignet ist. Hier ist es auch sinnvoll, eine Buchhaltungssoftware in Erwägung zu ziehen, die die Fakturierung beinhaltet und auch Rechnungen automatisch verbuchen kann.

Damit können Fehler bei der Eingabe vermieden werden. Wer allerdings nach vereinnahmten Entgelten versteuert, sollte sich genau über die Verbuchungsmöglichkeiten bei der gewählten Buchhaltungssoftware informieren. Denn dann darf die Umsatzsteuer erst bei der Bezahlung der Rechnung durch den Kunden berechnet werden. Das können nicht alle Buchhaltungsprogramme bzw. bei vielen Buchhaltungsprogrammen muss der Anwender Buchhaltungskenntnisse mitbringen.